P11 SURAT MENYURAT ( Deta Aprilia - 21212914 )

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
Kelebihan lain dari surat adalah karena fungsinya sebagai berikut :

1. Wakil pribadi, kelompok, atau suatu organusasi untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok atau organisasi lain.
2. Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas.
3. Buku tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli surat wakaf, atau pembagian warisan.
4. Alat pengingat atau arsip jika sewaktu- waktu diperlukan serta
5. Dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu.

Jenis-jenis

1. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.
2. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
3. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

DASAR SURAT MENYURAT
 1.        Arti dan Fungsi Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

1. 2.        Tujuan Menulis Surat

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

1. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
2. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
3. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

1. 3.        Korespondensi dan Koresponden

       Korespondensi

Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu  kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

1. Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh         orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

       Koresponden
     Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

1. 4.        Fungsi Surat

Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:

1. Surat sebagai media komunikasi.
2. Surat sebagai barometer.
3. Surat sebagai duta penulis.
4. Surat sebagai bukti tertulis.
5. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor

1. 5.        A. Kelebihan Surat:

-       Murah
-       Daya jangkau lebih luas
-       Bersifat formal dan efektif
-       Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih

B. Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya:
     -    Susunan surat ruwet
-    Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit
-    Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya
-    Penulisan kalimat tidak sesusai EYD
-    Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat
-    Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia
-    Tata bahasa tidak teratur
-    Pengungkapan gagasan tidak logis
-    Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa-basi
-       Ketikan banyak yang salah
-       Penggunaan model yang tidak menentu

1. 6.        Syarat-syarat surat yang baik

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:

1. Surat disusun dengan teknik penyusunanyang benar, yaitu:

-       Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
-       Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
-       Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

1. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

1. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.

Untuk  menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:

1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.
BAB II
BAHASA SURAT

1. 1.        Kriteria Bahasa Surat Yang Baik

       Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Bahasa baku
2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
4. Efektif dan efisien
5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf

Ciri paragraf yang baik:

1. mengandung kesatuan isi
2. kepaduan antar kalimat
3. ada pengembangan gagasan pokok
4. Bernalar
5. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
6. Taat asas

1. 2.        Contoh Penggunaan Bahasa Baku

No.	CIRI	Contoh
		Baku	Tidak Baku
1.	Tidak tercampur bahasa daerah/asing	saya, mengapa, bertemu, bandara	gua, kenapa, airport
2.	Pemakaian imbuhan secaraKonsisten dan eksplisit	bekerja, menulis, membalas	kerja, tulis, baca
3.	Struktur kalimat sesuai kaidah	Direktur sedang bertugas ke luar negeri	Direktur  ke luar negeri
4.	Pola sapaan resmi	Bapak, Ibu, Saudara/i Tuan, Nyonya	Abang, kakak
5.	Tidak terpengaruh bahasa pasar	dengan, memberi,    tidak mengapa	sama, kasih, enggak
6.	Tidak rancu	berkali-kali, mengesampingkan	berulang kali, mengenyampingkan
7.	Tidak mengandung hiperkorek	insaf, sah	insyaf, syah

1. 3.        Kapan Bahasa Baku Digunakan

1. Komunikasi resmi: surat resmi, pengumuman, perundang-undangan, dan lain-lain.
2. Wacana teknik: notulen, laporan resmi, penulisan ilmiah.
3. Pembicaraan di muka umum: rapat, ceramah, perkuliahan, seminar, dan lain-lain.
4. Pembicaraan dengan orang yang dihormati.

1. 4.        EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat Menyurat

1. a.    Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan

1. PT Persada Nusantara
Jalan Laksamana Yos Sudarso 101
Tanjung Karang

          2.     PT Dian Rama Putra

Jalan H. Muhammad Salim 22
Bandar Lampung 35146

1. b.    Penulisan Nama Jabatan

Nama jabatan yang lazim  di  lingkungan  perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala, ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan.
Contoh:
1. Direktur Utama PT Mandiri
2. Manajer PT Nusantara

1. c.    Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim

Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik. Contohnya:
1.  a.n.    :         atas nama
2.  d.a.    :         dengan alamat
3.  s.d.    :         sampai dengan
Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik,
contohnya:
1.  Yth.   : Yang terhormat
2.  Bpk.  : Bapak
3.  Sdr.   : Saudara
4.  Jln.   : Jalan
Singkatan  lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama gelar, baik  gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya:

1. A. Yani    :  Ahmad Yani (singkatan nama)
2. H. Saleh   :  Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)
3. Ir. Shofia  :  Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)

Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda titik, contohnya:

1. cm     :         centimeter
2. kg      : kilogram

Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik  Contohnya:

1. MPR    : Majelis Permusyawaratan Rakyat
2. PT        : Perseroan Terbatas

Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf suku kata dari deret kata ditulis dengan huruf awal kapital.
Contohnya:

1. Toserba  : Toko Serba Ada
2. Unila      : Universitas Lampung

1. 5.        Penulisan Bagian-bagian Pelengkap Surat Niaga

1. 1.    Penulisan tanggal

Unsur-unsur yang ditulis pada bagian ini ialah tanggal, nama bulan, dan tahun.
Contoh:

1. 15 Mei 2006
2. 11 April 2006

1. 2.    Penulisan nomor, hal, lampiran, dan tembusan

Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dari keempat bagian itu. Antara         bagian-bagian itu dengan keterangan yang mengacunya dipakai tanda titik dua.
Contoh:
Nomor    :  123
Hal           : Permintaan Penangguhan
Lampiran    :    Dua lembar
Tembusan :

1. Direktur PT Multimatra Perkasa
2. Manajer Hotel Bumi Asih Jaya
3. Direksi Bank Pacific

1. 3.    Penulisan salam pembuka dan salam penutup

Penulisan kedua jenis salam ini diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh:
Salam  pembuka                                  Salam penutup
Dengan hormat,                                               Hormat kami,
Bpk. Ridwan yang terhormat,              Salam takzim,
Salam penutup dibubuhi tanda  tangan dan nama jelas pengirim serta jabatannya.
Contoh :
Hormat kami,                                                             Salam takzim,
a.n. Direktur PT Usaha Jaya
H.M. Nasrullah Yusuf, S.E., M.B.A.                         Santi Maria, A.Md.
Direktur                                                                      Sekretaris Direktur

1. 4.    Penulisan Kata

a. Kata depan  ke  dan di ditulis terpisah dengan kata lain yang mengikutinya, sedangkan awalan ke- dan di- ditulis serangkai dengan kata  yang mengikutinya.
Contoh:
1.    ke   dan  di  kata  depan
ke kantor
ke perusahaan

1.  ke- dan di- sebagai awalan

ditawarkan
ditangguhkan
b.  Gabungan dua kata atau lebih ditulis terpisah
Contoh:
Terima kasih
Suku  bunga
Gabungan kata yang dianggap sudah padu ditulis serangkai
Contoh:
wiraswasta
fotokopi
c.  Gabungan kata yang sudah satu unsurnya merupakan kata terikat, ditulis serangkai.
Contoh:
pramuniaga
purnajual
pascasarjana
d.  Gabungan kata yang diikuti oleh awalan atau akhiran ditulis terpisah, serangkai gabungan yang mendapat awalan dan akhiran ditulis serangkai.
Contoh:
tanggung jawab                 pertanggungjawaban
bergaris bawah                  digarisbawahi

1. 5.    Penulisan Bentuk Perincian

Tanda baca yang digunakan dalam rincian adalah tanda koma.
Contoh:
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada hari Selasa, tanggal 1 Agustus 2006, Pukul 14.00 – 16.00 WIB di ruang rapat untuk membahas penurunan harga saham.
Bentuk rincian di atas dapat juga ditulis ke bawah seperti  contoh di bawah ini:
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan  diadakan pada:
Hari          : Selasa
Tanggal     : 1 Agustus 2006
Pukul        : 14.00 – 16.00 WIB
Tempat                 : Ruang Rapat
Acara        : Membahas penurunan harga saham
BAB III
BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT
Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).

1. 1.      Penggolongan dan Pembagian Surat

1. Berdasar kepentingan isi surat:

-      Surat   pribadi: formal dan non formal
-      Surat dinas: surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik,                                     surat izin, dan sebagainya.
-      Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat pesanan dan balasannya, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, surat-surat ketatausahaan, dan sebagainya.

1. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili,     e-mail.
2. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.
3. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.
4. Berdasar jumlah sasaran: biasa, edaran dan pengumuman
5. Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting, penting, biasa.

1. 2.      Bentuk Tataletak Surat

Bentuk tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk, resmi. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut:

1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.

1. Bentuk Lurus (Block Style)

Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.

1. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

1. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.

1. Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah.

1. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

1. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru

1. 3.      Bagian-bagian Surat

(1)    :         kepala surat
(2)    : tanggal, bulan, tahun surat
(3)    : nomor surat
(4)    : lampiran
(5)    : hal atau perihal
(6)    : alamat yang dituju (alamat dalam)
(7)    : salam pembuka
(8a)  : alenia pembuka
(8b)  : isi surat
(8c)  : alenia penutup
(9)    : salam penutup
(10)  : tanda tangan penanggungjawab surat
(11)  : nama penanggungjawab surat
(12)  : jabatan penanggungjawab surat
(13)  : tembusan
(14)  : inisial
      
5.    Fungsi Bagian Surat

1. 1.      Kepala Surat (Kop Surat)

Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut.
Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:

1. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
2. Alamat lengkap;
3. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)
4. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
5. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
6. Moto (bila ada)
7. E-mail, situs (bila ada)
8. Macam usaha
9. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
10. Nama bankir (untuk referensi)
11. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.
12. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

1. 2.      Tanggal Surat

Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.
Contoh:
28 Februari 2006
29 Juni 2006

1. 3.      Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:

1. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
2. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
3. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
4. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat
5. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu

Contoh nomor surat
105/Dir – MS/VI/06

Nomor urut surat keluar

1. 4.    Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat   perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.
Untuk surat bisnis ada 2 cara:
a.  di bawah nomor
b.  atau di kiri bawah

1. 5.    Hal atau perihal

Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.
Penulisan perihal ada 3 cara yaitu:

1. Sebelum penulisan alamat dalam
2. Setelah penulisan selesai alamat dalam
3. Setelah salam pembuka

1. 6.    Alamat yang dituju

Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat  dalam (alamat yang dituju)
Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;

1. Dengan mencantumkan  kata “Saudara, Bapak, Ibu”
2. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.

Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat.
Contoh menulis alamat:

1. Alamat yang ditujukan kepada perorangan

Contoh:
Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.
Jln. Jend. Suprapto No. 96
Bandar Lampung 35157

1. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya

Contoh:
Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera
Jln. Anggrek Raya No. 307
Jakarta 13465

1. Alamat yang ditujukan kepada nama instansi/perusahaan

Contoh:
Kepada
PT Pembangunan Jaya
Jln. Rasuna Said Kav. 13
Jakarta 12540

1. Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta

Contoh:
Yth. Kepala Kantor Wilayah
Departemen Pendidikan Nasional
Propinsi Lampung
Jln. Wolter Monginsidi No. 11
Bandar Lampung

1. Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktur perusahaan swasta tidak perlu menggunakan sebutan apapun

Contoh:
Yth. Direktur Utama PT Andalas
Jln. Soekarno Hatta 397
Bandar Lampung 35672

1. Penulisan alamat dengan menggunakan u.p.

Contoh:
Yth. Direksi Bank Central Asia
u.p. Ibu Ani Suwansi, S.E., M.B.A
Direktur Perkreditan
Plaza BCA, Lt. XXI
Jln. Cassablanca  121
Jakarta 12103

1. Penulisan alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan

Contoh:
Yth. Pemilik Po. Box 405/Jkt
Jakarta 12005
atau
Kepada
Po. Box. 405/Jkt
Jakarta 12005

1. 7.    Salam Pembuka

“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka.
Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:
Dengan hormat,
Saudara …….. yang terhormat,
Bapak ……… yang terhormat,
Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Misalnya:
Assalamualaikum Wr.Wb.
Salam hormat,

1. 8.    Isi Surat (tubuh surat)

Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea penutup.

1. a.         Alinea Pembuka

Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.
Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:

1. Dengan ini kami beritahukan bahwa ……
2. Bersama ini kami lampirkan …..
3. Kami mengundang …..
4. Sesuai dengan pemberitahuan ….
5. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
6. Perkenankanlah kami melaporkan
7. Menyambung surat kami tanggal … No. …

Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini”  dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan.
Contoh alinea pembuka pada surat balasan :

1. Sehubungan  dengan surat Saudara tanggal …… No. …
2. Membahas surat Saudara tanggal….. No. …
3. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. …
4. Memperhatikan  surat Saudara tanggal … No. …
   1. Surat Saudara tanggal …. No. …. telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……

      

1. b.         Isi  Surat

Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat.
Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang  baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat  saja (baca syarat surat yang baik).

1. c.         Alinea Penutup

Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai.
Contoh:

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
   1. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih.
   2. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami  ucapkan terima kasih.
   3. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
      1. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

1. 9.    Isi surat (tubuh surat)

Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat.
Contoh:

1. Hormat kami,
2. Salam kami,
3. Wassalam,

Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan  pula Nomor Induk Pegawai  (NIP).
Contoh:
Kepala Biro Kepegawaian
Mahatir Muhammad
NIP. 160081022
10/11. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat
Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak  berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku.
Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.

1. 12.  Jabatan Penanggungjawab Surat

Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.

1. 13.     Tembusan

Tembusan (c.c. = carbon copy ;) surat atau  tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.
Tembusan:

1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung
2. Gubernur Lampung
3. Walikota Bandar Lampung
4. Arsip

Atau
cc.:            1.
2.

1. 14.     Inisial

Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.









Sumber:
http://id.wikibooks.org/wiki/Bahasa_Indonesia/Surat-menyurat
http://rinastkip.wordpress.com/2012/11/13/makalah-bahan-kuliah-dasar-dasar-surat-menyurat-bahasa-indonesia/